Systemvejledninger
ERP: Intern handel
Modulet Intern Handel og Ompostering er ikke med i Oracle ERP. På et senere tidspunkt kommer modulet Intern Handel. Intern Handel transaktioner skal laves i en ADI-fil indtil da.
Omkostninger
Omkontering af Kreditorfakturaer, som er bogført i ERP, skal ske i Faktura+. Se vejledningen til Omkontering af kreditorfakturaer.
Omkontering af andre transaktioner, f.eks. RUS, Debitor, kreditorfakturaer bogført i ØSS, skal ske via en ADI-fil. Dokumentation for omkonteringen skal vedhæftes i mailen sammen med ADI-filen.
Intern handel
Kontering af intern handel sker ligeledes i ADI-filer. Dette er dog kun en midlertidig løsning, da modulet til intern handel i Oracle ERP forventes at blive taget i brug i andet halv af 2023.
De samme regler som tidligere omkring kontering af intern handel gør sig stadig gældende.
Transaktionen skal være i balance
Korrekte arter til handler indenfor eget institut, eget hovedområde eller mellem hovedområder, disse var tidligere kendt som 85 (indenfor eget institut), 813/863 (indenfor eget hovedområde) 814/864 mellem hovedområder. Der er ikke mulighed for at lave denne udskilning i statens kontoplan. Det er derfor vigtigt at være opmærksom ud fra teksten på arten for hvilke arter der skal benyttes.
Arterne ligger under 22xxxx, hvilket er under overskriften ”Andre ordinære driftsomkostninger”, her er en gruppe til omkostninger 2208xx og 2209xx indtægter, men som nævnt ovenfor er der ikke en gruppering på 5 ciffer. Derfor skal man være opmærksom på arternes navne og herigennem finde den korrekte art.
Der er følgende krav til ADI filer
ADI-filen skal være i rette format. Brug skabelonen som er på Økonomiafdelingens hjemmeside.
- Regnskabsdato skal udfyldes med en dato i den periode filen skal bogføres i.
- Datoen skal være med format ”dd-mm-år” (Ex 09-02-2023)
- UK skal indeholde 2 cifre
- Artskt skal indeholde 6 cifre
- Omkst skal indeholde 5 cifre
- Proj skal indeholde 6 cifre, evt. 6 nuller
- Stedkode skal indeholde 2 cifre, evt. 2 nuller
- Form skal indeholde 4 cifre
- Anlnr skal indeholde 5 cifre, evt. 5 nuller
- Det betyder, at der skal være fuldt antal nuller i alle segmenter der ikke bruges i konteringen.
- Det må kun være beløb i enten Debet eller Kredit og med max 2 decimaler.
Arket skal balancere (ens saldo i debet og kredit) - Filnavnet skal indeholde: ADI
- Mail med ADI-filen må kun indeholde én ADI-fil
Arket skal være godkendt af både en konterer og en anviser inden det sendes til indlæsning. Dette gøres ved at kontere sender filen til anviser, som så sender filen videre til oea-kreditor@adm.aau.dk med en godkendelse på at det skal indlæses.
Hvis arket ikke kan indlæses, returneres det til rettelse hos den første person som har afsendt det. Der sendes svar til første afsender med et bilags nr. når indlæsningen er foretaget.